みやぎ心のケアセンターの場合はこうでした
●活動実績を集計する目的
・当センター立ち上げ時から、月ごとの活動実績の報告を国から求められていました。そのため、当センター全体の実績をとりまとめるための集計システムを速やかに構築する必要がありました。
・国では2013（平成25）年から災害派遣精神医療チーム（DPAT）が各種報告で使用する災害精神保健医療情報支援システム（Disaster Mental Health Information Support System：DMHISS）を構築していますが、当センターが県に報告している項目もDMHISSと同じであり、福島県、岩手県も同じ項目について報告しています。
・国に報告するDMHISS項目のほかに、当センターとして活動を評価する上で取りまとめることは重要であり、独自の項目を追加し、毎月の集計値を出していました。これまでのデータからは、被災地の経年変化や、各地域センターの取り組み傾向、地域格差などさまざまな示唆を得ることが出来ました。
・なお、現在、被災地で活動する全ての医療チームとの共有化のため、2018（平成30）年からDMHISSは災害時診療概況報告システム（（Japan-Surveillance in Post Extreme Emergencies and Disasters ：J-SPEED）に変更されました。
●発注業者の選定とシステム管理
・当センターの場合、当初システムに詳しい職員が全くいなかったこともあり、委託業者の選定とその後の打合せ、集計項目の抽出など、専用のシステムをゼロから構築するには多くの時間と費用を要しました。また、システム構築後も長年使用するうちに動作にさまざまな不具合が生じたり、項目を追加する必要性などが生じるため、専任職員の配置が必要になりました。
・速やかに活動実績をまとめるためには、まずは求められる報告様式を活用して集計を始め、当センターとしての必要項目があれば追加して集計をするのが現実的といえるでしょう。
●個人情報の管理とセキュリティ
・健康調査等で得た個人情報については、市町ごとに管理上の取り決めをし、漏洩等の事故が生じないよう十分に配慮しました。市町から依頼のあった方の個人記録は、基本的に市町で保管して頂きました。
・延べ件数だけではなく実数を把握する必要性が生じたため、対象者にIDを発番し管理することにしました。外部からのシステムへの侵入を防ぐために、VPN回線を使用するなどさまざまな調整を行いました。